Skillnaden som gör skillnad

Det börjar ofta likadant. Ett nytt affärssystem införs med höga förväntningar. Funktionerna finns där, möjligheterna är stora – men i vardagen tar annat över. Affärer ska göras, visningar ska genomföras, säljare och köpare ska tas om hand. Systemet blir ett verktyg man använder, snarare än ett stöd som aktivt bidrar till affären. Skillnaden mellan de byråer som får ut maximalt värde av sitt affärssystem och de som inte gör det handlar sällan om teknik. Den handlar om människor, förståelse och kontinuitet.

”Affärssystemet ska förenkla mäklarvardagen – inte ta tid från affären, säger Hans Ringfjord, kundansvarig och projektledare på Vitec Mäklarsystem. Hos de mäklarföretag som har en personlig kundansvarig blir systemet inte bara ett verktyg, utan en aktiv del av affären, tillväxten och vardagens tempo”.

En personlig kontakt som förstår mäklarvardagen

Vitecs kunder tilldelas en egen kundansvarig, och relationen till affärssystemet förändras därigenom i grunden. Det handlar inte om support utan om att ha en personlig kontakt som förstår mäklarvardagen – och som oftast själv arbetat som mäklare. Kunden möts av en person som känner mäklarfirmans arbetssätt, förstår hur marknaden rör sig och vet vilka utmaningar som finns i just kundens organisation. Det innebär färre förklaringar, snabbare lösningar och framför allt: mer fokus på affären.

Från reaktiv till proaktiv utveckling

I en mäklarverksamhet går tempot snabbt. Små hinder i systemen får snabbt stora konsekvenser. Via den kundansvarige kan uppföljning ske löpande, på plats eller online. Hur används systemet i dag? Finns funktioner ni betalar för men inte nyttjar? Var tappar mäklarna tid i sitt dagliga arbete?
Många mäklarfirmor upptäcker att de redan har lösningar på plats – de har bara inte aktiverats eller anpassats rätt. När detta sker blir resultatet färre avbrott, högre effektivitet och ett system som faktiskt hänger med när affärerna ökar.
”Jag möter ofta byråer som säger: ’Vi visste inte att systemet kunde göra det här’, säger Linda Steen, kundansvarig på Vitec. När polletten trillar ner händer det mycket – både i vardagen och i affären.”

Ett affärssystem som anpassas efter byrån – inte tvärtom

Ingen mäklarbyrå är den andra lik. Olika strukturer, olika mål, olika tillväxtplaner. Här blir kundansvarigrollen avgörande. I stället för standardlösningar får firman rådgivning kring processer, hjälp att prioritera rätt funktioner och stöd vid förändringar, expansion eller nya kontor. Affärssystemet formas efter hur byrån arbetar – inte tvärtom.

”Jag har själv jobbat som mäklare och vet hur svårt det kan vara att få tid att sätta sig in i nya arbetssätt, säger Malin Westermark, kundansvarig på Vitec. Ofta finns lösningarna redan i systemet – men någon måste hjälpa till att översätta dem till mäklarvardagen.”

”Malin är grym på sitt jobb och har hela tiden vårt bästa för ögonen, säger Tina Ohlander, Affärsutvecklare vid Widerlöv. Eftersom hon är så kunnig och proffsig bidrar hon konkret till att vi snabbt hittar effektiva lösningar. Malin finns alltid tillgänglig, är bra att bolla med och utmanar oss på ett konstruktivt sätt vilket skapar struktur och kvalitet. Det är en fröjd att jobba tillsammans med henne.”

Systemet ska stötta affären, inte bromsa den

För byråledare och franchisetagare handlar det ofta om överblick. Hur presterar verksamheten? Var finns flaskhalsarna? Hur säkerställer vi kvalitet när vi växer?

Med rätt uppsättning, rätt uppföljning och rätt dialog blir affärssystemet ett strategiskt stöd. Inte bara för administration – utan för beslut, lönsamhet och tillväxt.

”I stora kedjor handlar det mycket om att skapa struktur som håller över tid, säger Joel Degerth, kundansvarig för ett par större mäklarkedjor hos Vitec. Små ineffektiviteter blir snabbt stora när de upprepas i hundratals affärer. Min roll är att se till att affärssystemet stödjer hela kedjans arbetssätt – inte bara idag, utan även när de växer vidare.”

”För oss handlar det om likvärdighet i hela kedjan. Med en dedikerad kundansvarig har vi fått ett affärssystem som fungerar på samma sätt oavsett kontor, säger Camilla Hagberg, vice VD och affärsutvecklare på HusmanHagberg. Det har sparat oss både tid och diskussioner.”

En starkare röst in i utvecklingen

Mäklarföretag med egen kundansvarig får också något som ofta underskattas: inflytande. Feedback, önskemål och behov fångas upp strukturerat och förs vidare internt hos leverantören. Det gör att systemet utvecklas i takt med verkligheten – inte i ett vakuum.

Bild ovan: Hans Ringfjord, Malin Westermark, Linda Steen och Joel Degerth arbetar som Key Account Managers vid Vitec Mäklarsystem AB

Mer tid till det som verkligen räknas

I slutändan handlar allt om samma sak: tid. Tid för kunderna. Tid för affärerna. Tid för att utveckla byrån. När affärssystemet är rätt uppsatt, rätt använt och rätt förvaltat frigörs resurser – både för mäklare och ledning.

”Jag jobbar primärt med mindre byråer, och de har ofta högt tempo och få resurser, säger Linda Steen, kundansvarig på Vitec. Då är det extra viktigt att ha någon att ringa som redan känner till verksamheten. För många av mina kunder är tryggheten i den relationen minst lika viktig som funktionerna i systemet.”

”Som expansiv byrå har man inte alltid tid att sätta sig in i allt själv, säger Elias Hermez på Karla Fastighetsmäkleri i Stockholm. Att ha en egen kontakt som känner vår verksamhet gör att vi känner oss trygga och får svar direkt – utan att behöva börja om varje gång.”