AML Guard

Med nya tjänsten AML Guard tar Vitec ett tydligt steg mot framtidens mäklarsystem. Ambitionen är inte bara att uppfylla regelverk – utan att göra det smartare, enklare och mer integrerat i mäklarens vardag.

Nästa steg i kampen mot penningtvätt – direkt i mäklarens arbetsflöde.

Bakgrund

Penningtvättslagen ska förhindra att fastighetsaffärer utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Den kräver att mäklarföretag har rutiner och riktlinjer samt att mäklare ställer relevanta frågor vid bostadsförmedling.

Penningtvätt innebär att pengar från brott görs till synes lagliga, exempelvis genom bostadsköp. Finansiering av terrorism handlar om att ekonomiskt stödja terrorism.

Mäklarföretag och mäklare omfattas av lagen och ska bland annat:

  • Göra en allmän riskbedömning och ha rutiner för att hantera risker
  • Dokumentera arbetet med kundkännedom, övervakning och rapportering

Om mäklare är anställda ansvarar företaget för vissa delar, som riskbedömning och rutiner.

Mäklaren ska dessutom:

  • Identifiera kunder och göra kundriskbedömningar
  • Övervaka uppdrag och upptäcka avvikande aktiviteter
  • Rapportera misstänkta fall till Finanspolisen
  • Spara relevant dokumentation i minst fem år

Mäklarföretaget ska också ha rutiner för personalens lämplighet, utbildning och skydd mot hot.

AML Guard - en helhetslösning för effektivt arbete mot penningtvätt

Tillsammans med Verified och Acuminor har vi tagit fram AML Guard – en helhetslösning som gör AML-arbetet automatiskt, integrerat och betydligt mer effektivt. Målet är tydligt: att bekämpa penningtvätt och göra regelefterlevnad till en naturlig del av mäklarens arbetsflöde – inte ett hinder i det.

En komplett lösning för AML-arbetet

AML Guard är utvecklad för att samla alla delar av AML-processen i en och samma lösning. Den kombinerar en strukturerad tjänsteleverans med ny funktionalitet direkt i Express Mäklarsystem.

Tjänstedelen hanteras av Acuminor och omfattar:
•    Digital allmän riskbedömning genom Riskportal
•    Rutiner och riktlinjer för AML-arbetet genom Riskportal
•    Utbildning online genom Riskportal

Funktionerna i Express Mäklarsystem är integrerade med Verified och har stöd för:
•    Kundkännedom (KYC)
•    Löpande screening mot PEP- och sanktionslistor
•    Automatisk riskklassificering
•    Smarta urval och listor

Resultatet är ett AML-arbete som inte ligger vid sidan av affären – utan är en integrerad del av den.

Integrerad i Express Mäklarsystem

AML Guard är integrerad i Express Mäklarsystem, där allt arbete sker. Tjänsten är ett tillval som aktiveras genom att kontakta Vitec. 

Övergripande flöde

  1. Parter kontrolleras genom att ett KYC-formulär skickas ut för ifyllnad via mail. Samtidigt som det sker så startar en automatisk PEP- och sanktionskontroll. 
  2. När parterna har fyllt i och signerat formuläret så skickas det tillbaka till Express med en föreslagen risk så att mäklaren kan godkänna den.
  3. Utifrån den högsta risken bland säljare/köpare sätts en risk på objektet/affären.  
  4. Den ansvarige mäklaren ansvarar för att löpande övervaka affären ur ett penningtvättsperspektiv. Om mäklaren upptäcker omständigheter eller information som tyder på att risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism är högre än tidigare bedömt, ska risken uppdateras och orsaken anges.

Så här fungerar det i praktiken

Kontroll av säljare och köpare 
När objektet har status ”Kundbearbetning” startar mäklaren kontrollen manuellt. Anledningen är att KYC-formuläret ska skickas ut vid rätt tillfälle så att det inte blir en störande upplevelse för kunden. Kontroll av enskilda parter sker enklast via parter-kortet på sidan Parter. Kontroll av samtliga parter sker istället via knappen överst på sidan.

Kontroll av säljare måste ske innan mäklaren skriver ett förmedlingsuppdrag. Så snart objektet är intaget (status Uppdrag) ges möjlighet att starta kontrollen så fort nya parter läggs till. Detta är för att mäklaren ska kontrollera personen så snart som möjligt. 

När parten har fyllt i och signerat formuläret skickas föreslagen risknivå samt två dokument in i Express. Dokumenten är Riskrapport och KYC-formulär. Utöver det skickas det in information om högrisktredjeland, PEP, annan verklig huvudman och information om vilken typ av id-kontroll som gjorts.  

När informationen kommer in i Express visas en notifiering som mäklaren klickar på för att komma till partersidan på rätt objekt. Den aktuella parten är då markerad med en gul informationsskylt ”Godkänn riskklassificering” så att mäklaren vet vilken part som har riskbedömts. Mäklaren klickar på en aktuella parterns kort och kontrollerar föreslagen risk. Mäklaren ska även granska de två bifogade dokumenten för att bilda sig en uppfattning om personen och risknivån. 

När mäklaren har gjort tillräckliga kontroller svarar mäklaren på frågan om affär på distans och godkänner riskbedömningen.

Om mäklaren anser att det ska vara en annan riskbedömning kan hen låsa upp riskbedömningen, ändra och kommentera och sedan låsa den igen. På det sättet blir det en bra spårbarhet där man ser vad som föreslogs från början och vilka ändringar som skett. 

Parallellt med detta så har den automatiska PEP- och sanktionskontrollen startat och visas som en notifiering vid träff så att mäklaren kan agera. 
 
Om parten inte fyller i formuläret kan mäklaren enkelt skicka en påminnelse via det aktuella parter-kortet. På samma sätt kan mäklaren avbryta kontrollen. Om någon part inte har möjlighet att fylla i KYC-formuläret går det att starta enbart ”Screening” (PEP- och sanktionskontroll). Det görs på samma sätt som när man väljer ”Full bevakning”. 
 
Löpande uppsikt under affärens gång 
Mäklaren ska vara uppmärksam på avvikande beteende som kan tyda på penningtvättsaktiviteter och ange det i respektive fält på sidan ”Affären”.  
 
Varning och stopp  
Under ”Inställningar/Internkontroll” i Express kan man göra inställningar för att hindra mäklaren att gå vidare i affären utan att riskklassificera parterna. 

Dokument

Nedan finns information om dokument relaterade till AML Guard och AML-processen.

Riskrapport och KYC-formulär

När en part har svarat på formuläret skickas två dokument in i Express: Riskrapport och KYC-formulär. Det blir alltså två dokument för varje part. Namnen kompletteras med partens namn t. ex. ”Riskrapport – Evert Johansson”.

Utöver de två dokumenten finns ett dokument i den vanliga dokumentlistan som heter AML-rapport. Den sammanställer all information och är ett komplement till de två övriga dokumenten. Det är viktigt att mäklaren skriver tydliga kommentarer kring åtgärder, vilket underlag man inhämtat och de slutsatser man dragit av dem. I en anteckning bör det tydligt framgå vem som gjort vad och hur. 

Förmedlingsuppdrag

En fastighetsmäklare får inte ingå ett förmedlingsuppdrag med en kund om fastighetsmäklaren inte först har uppnått kundkännedom avseende kunden. Därför är det viktigt att mäklaren inte skriver på förmedlingsuppdraget innan kundkännedom är uppnådd. Detta blir extra tydligt när det finns flera olika tidsstämplade handlingar. Om du skickar iväg förmedlingsuppdraget digitalt, tillsammans med kundkännedomsfrågorna, tänk på att du som mäklare får signera först när kundkännedom uppnåtts, oavsett vilken av handlingarna kunden signerar först. 

Kundkännedom

Det finns sedan tidigare ett branschgemensamt dokument som heter Kundkännedom och som var tänkt för en manuell process med papper och penna. Målsättningen med AML Guard är att man inte ska behöva arbeta med denna pappersblankett, om man till fullo arbetar i AML Guard och Vitec Express.

Starka partners inom RegTach

För att säkerställa både teknisk kvalitet och regulatorisk tyngd har Vitec valt att samarbeta med två etablerade aktörer inom RegTech: Verified och Acuminor. Deras expertis inom digital onboarding, riskteknologi och AML-regelverk gör att AML Guard kan erbjuda mer än bara tekniska funktioner – det blir en helhetslösning för regelefterlevnad.


Verified – gör compliance till en del av arbetsflödet
Verified är Nordens ledande plattform för digital onboarding och KYC, med fokus på att göra regelefterlevnad till en sömlös del av användarens arbete. Bolaget satsar kraftigt på AML-området och stärker sitt team med djup regulatorisk kompetens. Fredrik Hjortsberg, ansvarig för fastighetsmäklartjänster hos Verified, säger:
“Kundkännedom är hjärtat i AML-arbetet. Vår vision är att mäklaren aldrig ska behöva lämna sitt affärsflöde för att känna sig trygg i sin efterlevnad. Genom att integrera automatiserad onboarding och intelligent riskklassificering direkt i Express eliminerar vi dubbelarbete och minskar risken för manuella misstag – så att mäklaren kan fokusera på affären.”


Riskportal från Acuminor – avancerad riskteknologi
Riskportal.se bygger på det svenska företaget Acuminors prisbelönta riskteknologi. Plattformen används idag av över 500 företag i 15 länder, däribland flera av världens största banker. Genom Riskportal får mäklarbranschen tillgång till samma avancerade riskhantering som används inom den globala finanssektorn.

Nyfiken på AML Guard?

Vill du veta mer om AML Guard är du välkommen att kontakt någon av våra säljare.

Joel Degerth

Försäljning

079-142 35 30

Linda Steen

Försäljning

072-084 80 74

Malin Westermark

Försäljning

079-14 20 440

Hans Ringfjord

Försäljning

073-660 34 99