Express Mäklarsystem gör regelefterlevnaden enklare
Compliance manager eller regelansvarig person är en befattning inom främst finans- och försäkringsbranschen som har ansvar för att ett företags verksamhet följer aktuella lagar och regler. Befattningen börjar dyka upp även inom fastighetsmäklarbranschen och personen som innehar rollen kallas ofta för compliance officer eller compliance manager. Även kundklagomål och kontakter med tillsynsmyndigheter hanteras ofta av denna person, som vanligtvis är direkt underställd företagets styrelse eller vd.
Vitec arbetar kontinuerligt med nya funktioner i Express för att underlätta regelefterlevnaden. Här berättar Marcus Dulik, Produktägare för Express Mäklarsystem, om bakgrund och fortsatt utveckling.
- Tittar vi tillbaka historiskt i tiden så ser vi en trend av ökade lagkrav, säger Marcus. Nya mäklarlagen som numera även omfattar företagen, GDPR, Penningtvättslagen och så vidare. Tillsynsmyndigheter som exempelvis FMI har fått ett mer omfattande uppdrag. Nya roller växer fram hos mäklarföretagen; dataskyddsombud, regelansvarig med mera. I vårt grannland Norge har man levt med detta under en längre tid och där är yrkesrollerna vanligare, liksom IT-stöd för efterlevnad.
- Express Mäklarsystem gör regelefterlevnaden enklare. Exempelvis finns GDPR-gallringen som kan slås på så att den sköts automatiskt vilket sparar väldigt mycket tid för mäklaren. Om man dessutom gör ett automatiskt utskick med information om företagets personuppgiftspolicy till alla nya kunder sätts ett datum på dessa vilket gallringsfunktionen sedan tar hänsyn till. På så sätt kan man med hjälp av systemet få ut information och samtidigt se till att datumet blir ifyllt.
- Ett annat exempel är de kopplingar vi har till externa tjänster gällande penningtvättslagen. Dessa går att använda så att det sker en automatisk kontroll av köpare och säljare gällande till exempel personer i politiskt utsatt ställning (PEP) eller personer på sanktionslistor.
- Med rapporten ”Internkontroll” kan man enkelt upptäcka felaktiga registreringar och på ett överskådligt sätt se om information har missats för ett objekt, till exempel sålda objekt utan inlagd provision. Det finns även en funktion som ska förhindra att man glömmer att fylla i viktiga uppgifter på ett objekt. Exempelvis kan regler sättas upp så att det inte går att byta till status ”Till Salu” på en bostadsrätt om inte nettoskuldsättningen är ifylld. Och så vidare.
- Om det inte redan finns en regelansvarig person i mäklarorganisationen så är det en bra idé att utse någon som tar denna roll, avslutar Marcus.